Gmail 整理

超實用 Gmail 整理術,5分鐘告別雜亂信箱的秘訣大公開!

你是否曾經打開 Gmai 信箱,卻被數以千計的未讀郵件嚇到?或者花費了大量時間在茫茫郵件中尋找那封重要的信件?如果你有這樣的經歷,那麼你並不孤單,曾經的我也是這樣。在這個數位時代,電子郵件已成為我們日常生活和工作中不可或缺的工具。所以,如果不能妥善管理,它也可能成為影響工作與生活效率的最大殺手。

透過本篇文章,你會學到實用的 Gmail 整理技巧,打造一個乾淨整齊的 Gmail 環境。我們會從基本的整理原則開始,逐步深入探討 Gmail 的各種功能,並提供實用的步驟指南和進階技巧。

Gmail 整理方法第一步,清理長期未處理的郵件

很多人(包括我)會一直懶得整理 Gmail 信箱的主要原因,就是因為信件真的太多了!數千封跟跨足多個頁面,到底該怎麼整理?

Gmail 整理


▌過濾信件

首先,可以使用 Gmail 的搜尋功能,過濾出「超過三個月都沒有回應的郵件」,這樣可以幫助我們更快速處理不重要的信件。在我的習慣中,超過三個月沒去處理的信件,通常真的不重要,但你可以依照你的習慣或工作去調整時間的長短。

方法一、在 Gmail 的搜索欄中,輸入搜索指令: older_than:3m  (表示超過三個月)

gmail 搜索1


方法二、透過 Gmail 搜索時間下的【 自訂日期範圍 】功能

gmail 搜索2


過濾出「超過三個月都沒有回應的郵件」後,接著將全部信件「封存」。很多人搞不清楚「封存」和「刪除」的差別:

刪除(Delete)

  • 刪除郵件會將郵件移動到「垃圾桶」。
  • 垃圾桶中的郵件會在30天後自動永久刪除,無法恢復。
  • 刪除適合那些確定不再需要的郵件,如廣告、垃圾郵件或不再相關的通知。

封存(Archive)

  • 封存郵件會將郵件從「收件匣」移除,但保留在「所有郵件」中,可恢復。
  • 所有郵件是 Gmail 中的一個特殊資料夾,包含所有未刪除的郵件。
  • 封存適合那些不需要立即處理,但未來可能還需要參考的郵件,例如已處理完的郵件、待辦事項等。

所以「封存」的信件並沒有不見,反而能讓我們在 gmail 整理的過程更快速,不會猶豫不決!而且其時會放超過三個月沒去處理的信件,通常真的不是很重要。

▌封存信件

如下圖,勾選郵件清單左上方的【 全選 】,接著點擊【 選取所有與這項搜尋相符的會話群組 】,這樣可以把數千封超過三個月以前的郵件全選起來,然後按下上方的【 封存 】按鈕。

gmail 信件封存

💡貼心提醒:如果像我一樣封存的信件很多,會需要等待一些時間,我8000多封信大約等了13分鐘。


Gmail 整理方法第二步,建立標籤整和收件匣分類

▌建立標籤

點擊【 + 】建立標籤,輸入【 標籤名稱 】後,按下【 建立 】按鈕。

gmail標籤


可以透過點擊如下圖的【 三個點 】,修改標籤顏色,讓標籤分類更清楚。

gmail標籤顏色


▌建立收件匣分類

建立好自己收件匣分類後,可以在之後整理信件時,快速的將信件做分類,更有效的管理和組織電子郵件。

gmail分類


使用「05 信用卡帳單」作範例,點擊剛剛建立的標籤【 05 信用卡帳單 】,複製上方搜尋框出現的【 label:05-信用卡帳單 】後,按下【 設定 】按鈕。

gmail分類1


接著點擊【 查看所有設定

gmail分類2


進入設定頁面,選擇【 收件匣 】將收件匣類型改成【 多個收件匣 】,將剛剛複製的【 label:05-信用卡帳單 】貼在搜尋查詢下並設定分類夾名稱,最後在多重收件匣位置點選【 收件匣右側 】後,滑到頁面底部按下【 儲存變更 】按鈕

gmail分類3


這樣收件匣就能出現在畫面的右側,讓每次信件的整理與分類更整齊且好查找重要的信件。

gmail收件匣完成


Gmail 整理方法第三步,信件封存 & 下標籤

我們透過將「超過三個月都沒有回應的郵件」封存後,剩下近期的信件可以使用快捷鍵來進行分類。

首先要先開啟快捷鍵的功能,前往【 設定 】後,點擊【 查看所有設定

gmail快捷鍵開啟


在【 一般設定 】下開啟【 智慧功能和個人化設定 】和【 鍵盤快速鍵功能 】,在頁面下方按下【 儲存變更 】按鈕。

gmail快捷鍵開啟1


接下來就可以使用快捷鍵來快速整理信件,遇到要封存的信件可以使用快捷鍵【 E 】來封存信件,遇到要保存的信件可以點擊快捷鍵【 V 】,就會跳出分類的標籤讓我們進行信件的分類整理。

gmail快捷鍵分類

💡貼心提醒:如果想變更快捷鍵,可以前往設定底下的【 鍵盤快速鍵 】進行變更。


Gmail 主題變更

如果你想讓 Gmail 信箱有屬於自己的風格主題,可以前往【 設定 】點擊【 查看全部

gmail主題


進入Gmail 主題後,可以選擇自己喜歡的圖片或是點擊【 我的相片 】來上傳自己喜歡的圖片,而我是選擇「高對比」來當我的主題,選好後記得按下【 儲存 】按鈕完成主題變更。

gmail主題選擇


結論

gmail整理完成

透過篩選將大量未讀的信件封存,會是 Gmail 整理的重要步驟,因為你發現信件瞬間少了一大半後,好像整理起來就沒這麼花時間,會更願意行動。只要透過篇文章的教學,並開始養成整理信件的習慣,相信今天後你的信箱也能乾淨整潔!

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